HvA Mismatch Ruimtebezetting

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) kampt met een probleem. De bezettingsgraad van de flexwerkplekken voor medewerkers is te laag. Dit terwijl HvA-Vastgoed juist veel klachten van medewerkers ontvangt over drukte op de werkplekken. Er kan gesproken worden van een mismatch tussen de ruimtebezetting en de ervaring van de medewerkers. Om dit dubbelzijdige probleem op te lossen heeft HvA-Vastgoed ons ingeschakeld! Bij een ideale match zouden meer werknemers vaker de flexwerkplekken gebruiken zonder dat zij drukte ervaren. Het duurzamer gebruik van de flexwerkplekken zou ertoe kunnen leiden dat er ruimte, die bij de HvA schaars is, vrij kan worden gemaakt voor onderwijs of andere doeleinden.

Hoewel dit probleem zich afspeelt op de gehele Amstelcampus, gebruikt dit onderzoek het Wibauthuis (WBH) als casus.

Analyse

Om een diepgaand begrip te krijgen van de gebruikerservaringen in het Wibauthuis hebben we via een bottom-up benadering de behoeften, ervaringen en perspectieven van werknemers in kaart gebracht. We hebben dit gedaan door middel van semi-gestructureerde interviews, walk-alongs, en het verzamelen van input via 'post-it-posters'. Hieruit zijn twee hoofdbevindingen naar voren gekomen:

Ongeschreven regels en dynamieken: Ons onderzoek heeft diverse ongeschreven regels blootgelegd die de werkcultuur binnen het WBH vormen. Geluidsnormen variëren tussen verdiepingen, waarbij sommige een informele sfeer met normaal geluidsniveau hebben, terwijl anderen een stille werkomgeving verwachten. Deze dynamiek kan zowel positieve als negatieve effecten hebben op de productiviteit en het welzijn van werknemers, zoals ook benoemd in de literatuur. Bovendien viel het op dat flexwerkplekken vaak werden geclaimd, waardoor hun flexibiliteit beperkt werd en hun functie niet optimaal benut kon worden.

Behoeften en voorkeuren: Werknemers op verschillende verdiepingen hebben diverse behoeften en voorkeuren geuit. Sommigen benadrukken sociale interactie en samenwerking, terwijl anderen privacy en concentratie prefereren. Deze diversiteit onderstreept het belang van het ontwerpen van werkomgevingen die verschillende functies en ruimtes omvatten, zoals overlegruimtes en stilteruimtes, om een dynamische en inclusieve werkomgeving te creëren. Deze bevinding geeft ook aan dat er geen eenduidige oplossing is voor dit probleem.

Co-creatie

In de volgende fase zijn er twee sessies gehouden om prototypes voor oplossingen van het probleem te co-creëren met werknemers. Hierin lag de focus op het creëren van bewustzijn bij werknemers over het aanbod van flexwerkplekken en het bevorderen van daadwerkelijk flexwerken waarin de heersende contraproductieve ongeschreven regels getackled worden.

De eerste sessie vond plaats met HvA werknemers aan de hand van een brainstorm-methode. Hierin kregen de deelnemers pennen en post-its om ideeën voor de mismatch te bedenken en deze op groot papier te plakken. Verder heeft er een co-creatie sessie met medewerkers van HvA-Vastgoed plaatsgevonden. Ten slotte zijn de ideeën verzameld en zijn de twee beste oplossingen in consensus met de werknemers vastgesteld.

Prototypes

Vervolgens zijn de twee oplossingen tastbaar gemaakt in zowel fysieke als non-fysieke prototypes. Het eerste prototype is een functionele (digitale) plattegrond, bedoeld om bewustzijn te creëren onder HvA-werknemers over de aanwezige flexwerkplekken in het gebouw. Op de plattegrond staat per verdieping een kaart met alle flexwerkplekken. Daarnaast is het mogelijk om te filteren op type ruimte en grootte.

Het tweede prototype, ook in het teken van bewustwording, is de campagne “Flexwerkt”. Hierin willen we medewerkers actief stimuleren om gebruik te maken van de flexwerkplekken. Een van de vele mogelijke onderdelen van deze campagne is het opstellen van duidelijke (sociale) regels omtrent het gebruik van de flexwerkplekken. Ofwel, de ongeschreven regels geschreven maken. Het fysiek weergeven van de heersende ongeschreven regels bevordert de autonomie, communicatie en kennisoverdracht van werknemers. Daarnaast leiden ze tot verhoogde efficiëntie en werknemerstevredenheid.

Testen

In deze fase zijn de prototypes fysiek aan gebruikers getoond met een poster. Hierin zijn beide prototypes verwerkt: een schets van de digitale map en de projecten die onder de bewustwordingscampagne vallen. Aan potentiële gebruikers is naar hun mening over de prototypes gevraagd. Hieruit bleek dat de werknemers enthousiast waren over zowel de digitale plattegrond als de bewustwordingscampagne. Men gaf aan bereid te zijn om de plattegrond te gebruiken en werkplekken op andere verdiepingen te vinden. Dit kwam doordat het hen makkelijk en toegankelijk leek om te gebruiken. Echter waren sommigen sceptisch over het doorbreken van barrières: het ‘ons kent ons’ gevoel zou hen nog kunnen weerhouden om ergens anders te zitten.

Werknemers merkten op dat de bewustwordingscampagne zou kunnen helpen om deze barrières te verminderen. Daarom zouden de medewerkers bereid zijn om deel te nemen aan de campagne, mits deze laagdrempelig is. Als feedback gaven enkele werknemers dat de campagne grootschalig moest zijn met een duidelijke kartrekker om daadwerkelijk “zoden aan de dijk” te zetten.

Videographic

Bekijk onze videographic voor het volledige onderzoeksproces!

Videographic

Naast onze eigen interventies stellen we ook andere aanbevelingen voor HvA-vastgoed voor. Dit omvat langetermijnprojecten met een ruimer budget, zoals het ontwikkelen van een app of website en het verbeteren van het reserveringssysteem. Daarnaast zouden posters zoals hier beneden kunnen worden opgehangen bij de flexwerkplekken als onderdeel van de bewustwordingscampagne.

Een belangrijke kanttekening bij onze prototypes en de daaropvolgende tests is dat we alleen feedback hebben kunnen verzamelen, waardoor we geen directe gedragsveranderingen door de prototypes hebben kunnen meten. Daarom raden we aan om 'live prototypes' op te zetten waardoor conclusies over de effectiviteit van de prototypes bij langdurig gebruik getrokken kunnen worden. Neemt het gevoel van drukte af terwijl de bezettingsgraad toeneemt?

Ten slotte hebben we tijdens de co-creatie geleerd dat de werkvorm van teams week tot week kan variëren, wat het opstellen van geschreven regels uitdagender maakt dan gedacht. Daarom zou een flexibel prototype ontwikkeld kunnen worden waarbij de geschreven regels veranderlijk kunnen zijn.

Hieronder vind je de verschillende verslagen die we tijdens ons onderzoeksproces hebben opgesteld. Elk verslag biedt een diepgaande toelichting op elke stap van het onderzoek, ondersteund door relevante literatuur.

HvA Mismatch Ruimtebezetting

Team

Het Vraagstuk

Analyse

Infographic Empathise

Interventie

Infographic Proces Co-Creatie en Test

Videographic

Overdracht

Do's & Don'ts

Verslagen

Probleemverkenning Verslag

Empathise Verslag

Journey Verslag

Hogeschool van Amsterdam

Placemaking

Nieuwe projecten

Contact