Het Roeterseiland balkon is een balkon dat zich op de derde verdieping van het A gebouw op de Roeterseilandcampus bevindt. Het balkon van ongeveer 100 vierkante meter groot is een toegankelijke buitenruimte waar studenten terecht kunnen om zowel te studeren als te ontspannen. Momenteel zijn er grote picknickbanken aanwezig en heeft er al enkele vergroening plaatsgevonden die terug te zien is in de grote potten met bomen en de met groen gevulde bakken aan de rand van het balkon.
Vraagstuk
Vanuit UvA Vastgoed hebben wij de opdracht gekregen om een balkoncommissie te vormen die verantwoordelijkheid draagt voor het gebruik van het balkon en de organisatie van evenementen op het balkon op zich neemt. Het idee hierbij is dat UvA Green Office en de studieverenigingen van FdR en FMG deze balkoncommissie gezamenlijk zullen vormen. De vorming van de balkoncommissie en de uitvoering van de plannen van de eerdere placemakers die zich bezig hebben gehouden met de herinrichting en vergroening moeten ervoor zorgen dat het balkon een buitenruimte wordt voor en door studenten.
Analyse
Bij het uitvoeren van het locatieonderzoek is het werk uit voorgaande jaren als nulpunt aangenomen. In gesprekken met studenten is naar voren gekomen dat de materiële setting zoals deze door hen is vormgegeven positief wordt beoordeeld met als enig verbeterpunt het toevoegen van een gedeeltelijke overkapping. Het gebruik van het balkon is erg afhankelijk van de wisselende weersomstandigheden in Nederland, een gedeeltelijke overkapping biedt weerstand tegen mogelijke neerslag en is hierom een geschikte oplossing. De plannen zijn tot op heden echter niet in de praktijk gebracht, het focuspunt in dit onderzoek ligt daarom op het achterhalen van hoe deze plannen in de toekomst wel gerealiseerd kunnen worden.
In gesprek met de UvA facility services is gebleken dat zij de verantwoordelijkheid dragen voor de fysieke vormgeving van het balkon, er is budget beschikbaar voor het uitvoeren van de plannen. Het is echter de bedoeling dat studenten de hoofdverantwoordelijkheid dragen voor het onderhoud en de bureaucratie van het balkon, zodat het een plek wordt voor en door studenten. In contact met verschillende studentenorganisaties die in voorgaande jaren hiervoor zijn benaderd is naar voren gekomen dat geen van de betrokken partijen in het afgelopen jaar bezig zijn geweest met het balkon. De verschillende studentenorganisaties gaven aan dat het ontbrak aan een structuur met een duidelijke taakverdeling en verwachtingen, met als gevolg dat er door geen van de partijen actie is ondernomen. Het vormgeven van een duidelijke structuur is dus noodzakelijk en kan worden bewerkstelligd aan de hand van het opstellen van een balkoncommissie, welke de verantwoordelijkheid moet dragen voor het balkon.
Infographic
Interventie
Voor het opzetten van een balkoncommissie is een interventie nodig. Deze interventie omvat twee co-creatie sessies en een experiment. Tijdens de eerste co-creatie sessie vond er een gesprek plaats met UvA Vastgoed en de voorzitter van de faculteit Maatschappij en Gedrag. Uit dit gesprek bleek dat er interesse was in de oprichting van een balkoncommissie, maar het was nog onduidelijk of de rest van het bestuur dit enthousiasme deelde. Een tweede co-creatie sessie is daarom georganiseerd. De tweede co-creatie sessie bestond uit een vergadering met de leden van het faculteitsbestuur, UvA Green Office en de facultaire studentenraad. Tijdens deze sessie is besloten dat een aantal bestuursleden verantwoordelijk zijn voor het werven van commissieleden.
De eerste vergadering van deze nieuwe commissieleden zal dienen als experiment. Tijdens deze bijeenkomst wordt beoordeeld of de leden goed met elkaar kunnen samenwerken en of alle taken en doelen helder zijn.
Het doel van dit experiment is om te evalueren of de commissie succesvol kan functioneren. Uiteindelijk hopen we dat het experiment resulteert in de officiële oprichting van de balkoncommissie en daarmee de voltooiing van deze interventie.
Videographic
Overdracht
De balkoncommissie speelt een cruciale rol in het beheer en de organisatie van activiteiten op het balkon. Om de duurzaamheid en effectiviteit van het project te waarborgen, is het essentieel dat de commissie actief blijft functioneren en haar taken zorgvuldig uitvoert.
De commissie is verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van een agenda die ruimte biedt aan diverse activiteiten voor studenten, variërend van ontspanningsmomenten tot educatieve en sociale bijeenkomsten. Dit vereist duidelijke communicatie en een proactieve houding van alle leden.
Om de continuïteit te waarborgen, raden we aan dat de commissie een rotatiesysteem implementeert voor nieuwe leden. Zo wordt de kennis en ervaring doorgegeven aan opvolgers en blijft de betrokkenheid breed op lange termijn. Daarnaast is het van belang dat de commissie regelmatig contact onderhoudt met relevante partijen, zoals de UvA Facility Services en de studieverenigingen, om samenwerkingen soepel te laten verlopen.
De kracht van het project ligt in het actieve gebruik van het balkon. Dit kan worden gestimuleerd door een jaarlijkse evaluatie van de activiteiten en het invoeren van feedbackrondes met gebruikers. Op basis van deze inzichten kan de agenda worden aangepast om optimaal te blijven aansluiten bij de behoeften van de studenten aan de UvA.
Met deze aanpak kan het balkon een levendige en waardevolle plek blijven voor studenten en medewerkers.
Do's & Don'ts
Kijk vooruit in de planning zodat je dit op tijd kunt communiceren naar de betrokken partijen.
Probeer meetings zoveel mogelijk fysiek plaats te laten vinden.
Bespreek kwaliteiten en valkuilen met elkaar.
Laat je niet demotiveren door tegenslagen in de samenwerking met externe partijen.
Ga niet zonder een duidelijk doel aan het werk.
Vergeet geen beeldmateriaal te maken gedurende het gehele proces.
Amsterdam
